Unsere cloudbasierte

Vereinsverwaltung

Vereinsverwaltung in der Cloud

Eine cloudbasierte Vereinsverwaltung ist die Basis für eine effiziente Vereinsarbeit. Mit der Lösung aus der Cloud können mehrere Verantwortliche eines Vereins unabhängig von Ort, Zeit, Gerät oder Browser gleichzeitig, sicher und datenschutzkonform arbeiten.

S-VEREIN | VEREINSVERWALTUNG

Mehr Zeit für den Vereinszweck.

Egal ob zu Hause, im Büro oder unterwegs. Ob auf einem PC, Notebook, Tablet oder Handy. Dank Rollen und Zugriffsrechten wird die Vorstands- und Vereinsarbeit auf mehrere Schultern verteilt. Der integrierte Workflow wird über das Daschboard gesteuert. Bei Ämterwechsel ändern sich nur die Zugriffsrechte, ein Datenschutz-Risiko für haftende Organe wird damit ausgeschlossen.

Zugriff via Internet, unabhängig von Zeit, Ort oder Browser
Egal ob auf PC/Laptop, Tablet oder Smartphone
Permanente Datenverfügbarkeit
Rollen- und Rechtevergabe regeln den Datenzugriff
Dezentrale Nutzung durch berechtigte Personen
Kein Risiko bei Ämterwechsel

S-VEREIN | MAXIMALER NUTZEN, MINIMALER PREIS

Dein Verein modern verwalten.

Mit S-Verein bewältigen Sie die Aufgaben der Vereinsverwaltung effektiv, zeitgemäß und sicher. Jeder berechtigte Nutzer kann von jedem Rechner zu jeder Zeit über das Internet zugreifen. Die Daten werden dabei sicher und geschützt in einem zertifizierten Deutschen Rechenzentrum verwaltet.

Integrierte Organisations- und Aufgabenverwaltun
Umfangreiche Kommunikationsfunktionen
Nützliche Statistik-Funktionen mit Listengenerator
Ehrungen, Funktionäre und Jubiläen verwalten
Umfangreiche Auswertungen für Bestandserhebungen aller Art.

S-VEREIN | VEREINSVERWALTUNG

Flexibel und vielseitig.

Daten lassen sich einfach importieren, zuordnen, ablegen, per Listengenerator in Reports oder als Statistiken z.B. für LSB/BLSV/DOSB/DFB erstellen und ausgeben. Dazu flexible Beitragsmodelle mit unterschiedlichen Parametern realisieren. Das Erstellen und Versenden von Beitragsrechnungen mit IBAN-Check braucht nur wenige Klicks. Beiträge werden per SEPA-Lastschrift sicher eingezogen. Geld- oder Sachzuwendungen werden rechtssicher verwaltet und bescheinigt.

Mehrspartenfähig
Variable Beitragsverwaltung mit SEPA-Bankeinzug
Statistik-Funktionen mit Listengenerator
Rechtssicheres Spendenwesen
Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung
Upgrade zur multilingualen Vereins-App

S-VEREIN | VEREINSVERWALTUNG

Zuverlässig und sicher.

Höchste Betriebssicherheit, permanente Datenverfügbarkeit, 24/7 Monitoring. Sichere Cloud-Lösung dank Hosting «made in Germany» auf redundanten Datenbanken. Die OPDV-Zertifizierung qualifizieren S-Verein. Regelmäßige DSGVO-Audits werden dokumentiert. Wir bieten zudem eine DSGVO-Zertifizierung Ihrer Verantwortlichen an.

Hohe Betriebs- und Datensicherheit
Mitglieder datenschutzkonform verwalten
Datenverarbeitungs-Vertrag
Hosting „made in Germany“

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Variable und flexible Beitragsordnung.

Die Beitragsverwaltung von S-Verein ist ein flexibles und benutzerfreundliches System, das es Vereinen ermöglicht, ihre Mitgliedsbeiträge individuell zu gestalten und effektiv zu verwalten. Mit dem flexiblen Beitragseditor von S-Verein können Vereins- oder Sonderbeiträge einfach angelegt werden. Ob Wasserverbrauch, Bootslänge, Arbeitszeit oder andere Parameter – mit S-Verein können Beiträge aller Art, mit unterschiedlichen Zeiträumen und Bezahlern definiert, berechnet und per SEPA-Lastschrift sicher eingezogen werden. Durch die Flexibilität bei der Beitragsgestaltung und die Automatisierungsmöglichkeiten wird der Verwaltungsaufwand minimiert und die Finanztransparenz erhöht.

Einmalige und wiederkehrende Beitragsarten
Anlegen und Berechnen individueller Beitragsmodelle
Erfassen von abweichenden Rechnungsempfängern
Erstellen und Versenden von Beitragsrechnungen mit wenigen Klicks
Komfortable Rechnungsübersicht pro Mitglied
Beiträge oder Gebühren einfach per SEPA-Lastschrift einziehen
Automatische Vergabe von Debitoren- und Mandatsreferenznummern
Automatische Übergabe an die Finanzbuchhaltung

S-VEREIN | VEREINSVERWALTUNG

Variable und flexible Beitragsordnung.

Einmalige und wiederkehrende Beitragsarten

S-Verein kann zwischen einmaligen Mitgliedsbeiträgen wie eine Aufnahme- oder Anmeldegebühr, einem Spendenbeitrag oder wiederkehrenden Mitgliedsbeiträgen unterscheiden. Forderungen können einmalig, monatlich, halbjährlich und jährlich oder auch verzögert, z.B. monatlich oder halbjährlich zum 15. des Monats, erhoben werden – hilfreich, wenn man Mitglieder den Einzug zu verschiedenen Datumsangaben erlauben will. Forderungen können für Aufnahme- oder Anmeldebeiträge, Arbeitsstunden oder normale Mitgliedsbeiträge erstellt werden. Aus allen Forderungen können automatisiert Spendenbescheinigungen erzeugt werden.

Flexible Beitragsmodelle

Neben den „normalen“ Beitragsarten bietet S-Verein weitere flexible Beitragsmodelle. Der Familienbeitrag berechnet die Beitragshöhe, abhängig von der Anzahl an Personen, die dem Beitrag zugeordnet sind. Der altersabhängige Beitrag berechnet die Beitragshöhe, abhängig von Alter der Personen, die dem Beitrag zugeordnet ist. Jeder Beitrag kann in S-Verein mit Hilfe von Formeln oder festen Beträgen, bei jedem Mitglied, variabel gestaltet werden. Damit lassen sich beispielsweise Forderungen für Arbeitsstunden, Förderbeiträge, Versorgungsleistungen oder Verbrauchskosten (bspw. Wasser, Strom), Maße (Flächen, Bootslängen) realisieren. Die Zahlweise und die Beitragshöhe können individuell bei jedem Mitglied mit einem Sperrvermerk versehen werden, so dass globale Beitragsänderungen bei diesem Mitglied keine Auswirkungen haben, was vor allem Fördervereine nützlich finden.

Komfortable Rechnungserstellung und Rechnungsübersicht.

Alle erstellten Forderungen sind in den offenen Posten ersichtlich. Von dort aus können Rechnungen erzeugt werden. Die Rechnungen wiederum können gedruckt oder per E-Mail versendet werden. Mit wenigen Klicks erhalten Vereine eine Übersicht aller relevanten Informationen zu den einzelnen Rechnungen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und Status (bezahlt oder noch ausstehend).

Automatische Bankdatenvalidierung

S-Verein verfügt über eine automatische Bankdatenvalidierung, welche verhindert das falsche Bankdaten verarbeitet werden können. Ein weiterer Mechanismus erlaubt das automatisierte hinzufügen von fehlenden SEPA-Mandaten.

Beitragsrechnungen einfach per SEPA-Lastschrift einziehen

Auf Basis des vorliegenden SEPA-Mandats eines Mitglieds wird zunächst eine Forderung über den fälligen Mitgliedsbeitrag, und daraus eine SEPA-XML Lastschriftdatei, erstellt. Diese wird heruntergeladen und als XML-Datei per Onlinebanking an die Hausbank übertragen und eingezogen. Das alles funktioniert mit wenigen Klicks und durch den Bankdatencheck ist es nahezu unmöglich, eine falsche SEPA-Datei zu erstellen.

Flexibler Umgang mit nicht gezahlten Beiträgen.

Nicht gezahlte Forderungen verlangen oft eine Einzelfallentscheidung, weil deren Grund oft individuell ist. S-Verein erlaubt eine Stornogebühr zu erheben, eine Einzahlung und/oder eine Forderung zu stornieren.

Automatische Vergabe von Debitoren- und Mandatsreferenznummern

Für eine bessere Übersicht der Geldbewegungen wird in S-Verein für jedes Mitglied, automatisiert ein Debitorenkonto und eine Mandatsreferenznummer angelegt. Im Debitorenkonto kann man diverse Aktionen anhand von sortierbaren Belegnummern und Buchungssätzen zueinander zuordnen. Diese Referenznummern dienen dazu, Transaktionen eindeutig zuzuordnen und den Zahlungsverkehr effizient zu im Blick zu halten.

Übergabe von Beitragsbuchungen an die Finanzbuchhaltung

Die Übergabe von Forderungen aus der Vereinsverwaltung an die Finanzbuchhaltung wird über eine spezielle Schnittstelle manuell angestoßen.

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Funktionen im Überblick

Cloudbasiert

Datenschutzkonform, sicher, auf jedem Gerät, an jedem Ort.

Ohne Installation

Die Verwaltung aus der Cloud mit automatischen Updates.

Digitaler Workflow

Aufgaben und Termine über das Dashboard koordinieren.

Entlastung fürs Ehrenamt

Vereinsarbeit auf mehrere Schultern verteilen.

Rollen & Rechte

Berechtigungsmodelle regeln den Datenzugriff. Mehrspartenfähig.

Mitgliederverwaltung

Stammdaten, Bezugspersonen, Profile, Serienbriefe, E-Mails, Statistiken, Auswertungen.

Beitragsverwaltung

Mit Parametern und Bezahlern aller Art. Rechnungen, Storno, Gebühren...

Beitragseinzug

Beitragsläufe, IBAN/BIC automatisch generieren, SEPA-Lastschrifteneinzug.

Statistiken

Listengenerator, zahlreiche Auswertungs-Möglichkeiten.

Spendentool

Spendenabwicklung mit Spenden-Bescheinigung.

Höchste Datensicherheit

Redundante Datensicherung, permanente Verfügbarkeit. Hosting in Deutschland. OPDV-zertifiziert.

Datenübernahme

Einfacher Datenimport per CSV-Datei mit Plausibilitätskontrolle.

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Pakete & Preise

€ 6,90 Monatlich inkl. MwSt.

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Bis 99 Mitglieder
Ideal für Fördervereine

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inkl. Starter-App
Unbegrenzte Mitglieder

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Fragen & Antworten

Testen und bestellen

Wie kann ich S-Verein testen?

Du kannst S-Verein 30 Tage kostenfrei testen. Einfach den Vereinsnamen und eine Mailadresse eingeben, schon erhältst Du sichere Zugangsdaten, kannst Dich einloggen und mit dem Testen beginnen. Für die Testphase erhältst Du eine Version, die bereits mit Muster-Daten befüllt ist. Dadurch kann man alle Funktionen praxisnah testen, ohne seine eigenen Daten zu nutzen. Du kannst aber auch mit eigenen Echtdaten praxisnah testen. Bei einer Bestellung würden diese Daten für die weitere praktische Verwaltungsarbeit erhalten bleiben.

Nach der Testphase

Kurz vor dem Ablauf der Testphase erhältst Du eine Erinnerung, dass diese schon bald endet. Dann bist Du am Zug, die Testphase entweder auslaufen zu lassen oder S-Verein verbindlich zu bestellen. Da es sich um ein Onlinegeschäft handelt, hast Du nach der Bestellung eine gesetzliche 30-tägige Rücktrittsfrist. Danach erst erhältst Du die Lizenzrechnung.

Wie kann ich S-Verein bestellen?

Einfach den Bestellbutton clicken und die Vereinsdaten mit vertretungsberechtigter Person hinterlegen, AGB’s und Datenschutzerklärung bestätigen und das SEPA-Mandat erteilen. Daraufhin erhältst Du sichere Zugangsdaten für die S-Verein Vereinsverwaltung. Als Software-as-a-Service Dienst wird sie Dir aus der Cloud – ohne Download – bereitgestellt. Und los geht’s.

Datenmigration

Kostenfreier Datenimport

S-Verein unterstützt Dich bei der Übernahme bestehender Vereinsdaten. Mitgliederdaten können aus allen Vereins-Programmen oder aus Excel-Dateien importiert werden. Diese kann mit wenigen Mausklicks über bspw. Microsoft Excel in eine CSV-Datei umwandeln. Der Import selbst erfolgt per CSV-Datei. Die Schnittstelle ist in der Online-Hilfe exakt beschrieben. Die erstmalige Eingabe von Stammdaten in die Online-Vereinsverwaltung wird durch den Einrichtungsassistenten (siehe das S-Verein Video dazu) unterstützt.

Für die eigenständige Datenübernahme findest Du nachfolgend ein Muster im CSV Format.

Für den Datenimport mit normalen Beiträgen:
muster_mitgliederliste_csv-import_abt-u-beitraege_v1-00.xlsx

und …

Für den Datenimport mit variablen Beiträgen: muster_mitgliederliste_csv-import_abt-u-variable-beitraege_v1-00.xlsx

Kostenpflichtiger Datenimport

Gerne übernehmen wir den Datenimport aus älteren, stationären oder auch aus anderen Anwendungen, Programmen oder Dateiformaten, stimmen uns mit Dir ab und liefern die Vereinsverwaltung „schlüsselfertig“ aus. Dabei übernehmen wir eine vollautomatisierte Bankdaten-Überprüfung auf Plausibilität, die Rücklastschriften aufgrund geänderter IBAN-Daten, z.B. wegen zahlreicher Fusionen von Banken, ersparen. Für diesen Datenimport-Service berechnen wir pauschal 149,00 EUR inkl. MwSt.

Wie kann ich die Vereinsverwaltung testen?

Mit der kostenfreien Testversion können Sie direkt 30 Tage testen und sofort loslegen. Erstellen Sie zunächst einen Account für Ihren Verein. Nachdem Sie Ihren Account erstellt haben, können Sie über unseren Einrichtungsassistent direkt deinen Verein anlegen.
Unser Einrichtungsassistent erscheint automatisch beim ersten Start der Online-Vereinsverwaltung und unterstützt Sie bei der Konfiguration Ihres Vereins.

Laufzeit und Abrechnung

Lizenzvertrag

Sind unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzerklärung erst einmal akzeptiert und die ADV-Auftragsdatenverarbeitungsverträge bestätigt und das SEPA Mandat hinterlegt, erhältst Du die Zugangsdaten und mit einer gesetzlichen Rücktrittsfrist von 30 Tagen die Lizenzrechnung.

Laufzeit

Die Lizenzrechnung wird auf 12 Monate mit einer monatlichen Kündigung zum Ende des Lizenzzeitraums per E-Mail mit einem Link an die im Vereinsaccount hinterlegte, berechtigte Person zugestellt. Sie wird auf basis des vorliegenden Mandats per SEPA-Lastschrifteinzug eingezogen.

Kündigung

Der Lizenzvertrag kann jederzeit, mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende der Laufzeit des Lizenzvertrages gekündigt werden.

Erste Schritte

Onlinehilfen

Wir bieten umfangreiche Informationen zu allen Informationen an. FAQs von A-Z erklären Funktionen, ohne dass man gleich den Support kontaktieren muss. Ausführliche Onlinehilfen zeigen praxisnah die Abläufe der verschiedenen Funktionalitäten.

Tutorials

S-Verein bietet in seinem S-Verein YouTube-Channel zahlreiche Tutorials zu den unterschiedlichen Funktionen der S-Verein-Vereinsverwaltung an. Hier wird Dir Schritt für Schritt erklärt, wie Du die entsprechende Funktionalität erfolgreich durchführst.

Schulungen

Wir bieten verschiedene Schulungsbausteine für Beginner und für Fortgeschrittene als Webinar oder Online-Kurs an. Gerade, wenn man nicht regelmäßig in der Vereinsverwaltung arbeitet und es an der nötigen Routine fehlt, hilft ein solcher Schnellkurs weiter.

Service und Support

Kostenfreier E-Mail Support

Alle Mitarbeiter des ServiceCenter sind langjährige ehrenamtliche Vereinsfunktionäre, die S-Verein selbst nutzen und die Herausforderung sowie Bedürfnisse der ehrenamtlichen Vereinsmitarbeiter kennen. S-Verein bietet Dir – neben einem kostenfreien E-Mail Support – ein umfangreiches, umfassendes und vielfältiges Support-Angebot.

Kostenpflichtiger Support

Daneben bieten wir einen kostenpflichtigen Support. Einerseits per Team Viewer, indem Du uns explizit gestattest, uns auf Deinen Rechner und Dich kooperativ direkt in der Anwendung zu unterstützen. Anderseits bieten wir einen kostenpflichten Telefon-Support über die Rufnummer 0900 / 1210010 zu 0,99 € / Min. (Mobilfunkpreise können abweichen) in den Kernzeiten von Montag bis Freitag und von 9 bis 17 Uhr an. Bitte beachte, dass Behörden und Firmen zuweilen Anrufe auf kostenpflichtige Nummern blockieren. Telefonflatrate-Anbieter blockieren diese Nummern ebenfalls.

Datensicherheit

Kein Haftungsrisiko

S-Verein ist eine Anwendung aus der Cloud. Insofern befinden sich keine personenbezogenen Daten auf einem Rechner berechtigter Personen. Die Daten werden in einem Deutschen Rechenzentrum gespeichert, das höchsten Anforderungen an die Datensicherheit genügt. Dadurch sind regelmäßige Backups Deiner Daten und eine permanente Datenverfügbarkeit gewährleistet.

Kein Datenverlust

Deine Daten werden bei einem deutschen Rechenzentrum auf redundante System gespiegelt, damit Du selbst bei einem Hardwarefehler ohne Unterbruch weiterarbeiten kannst. Die Datenserver sind mit Notstrom gesichert und selbst vor Feuer geschützt. Zudem werden regelmäßig Backups aller Daten erstellt und an einem sicheren Ort verwahrt.

Kein Datendiebstahl

Die Verschlüsselung aller übermittelten Daten mit dedizierten SSL-Zertifikaten, gemanagte Firewalls und Zugriffsmonitoring sorgen für einen optimalen Schutz vor Datendiebstahl. Die Vereinsdaten sind bei uns in besten Händen.

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